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Der Schlüssel zur effizienten Softwareverwaltung

Software Asset Management (SAM) vs. Lizenzmanagement (Lima):

Der Schlüssel zur effizienten Softwareverwaltung

In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist die effiziente Verwaltung von Software-Ressourcen von entscheidender Bedeutung. Die Aufwendungen für Softwarelizenzen und die damit verbundenen Wartungsgebühren repräsentieren ca. ein Drittel eines typischen IT-Budgets, Tendenz steigend. Vor diesem Hintergrund hat der Einsatz der finanziellen Ressourcen von Unternehmen oberste Priorität. Die tiefe und umfassende Analyse der digitalen Assets ist ein wesentlicher Faktor zur Stärkung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und wird aufgrund der sich abschwächenden und volatilen Konjunktur in Zukunft als strategisches Instrument der Geschäftsführung deutlich an Relevanz gewinnen. 

Zwei Ansätze stehen hier im Mittelpunkt: Das Software Asset Management („SAM“) und das Lizenzmanagement („Lima“). Doch was ist der Unterschied, und welcher ist der Schlüssel zum größtmöglichen Erfolg? Da beide Ansätze oft gleichgestellt werden, zeigen wir im Folgenden die Unterscheidungsmerkmale auf.

Lizenzmanagement: Die Basis des Software Asset Managements

Lizenzmanagement ist der erste Schritt zur Kontrolle Ihrer Software-Ressourcen. Es konzentriert sich auf den effizienten Einsatz von Softwarelizenzen und die Sicherstellung, dass die Nutzung aller Softwareanwendungen den lizenzrechtlichen Bestimmungen entspricht. Das Risiko von rechtlichen und finanziellen Konsequenzen aufgrund von Lizenzverletzungen wird dadurch minimiert.

Die wesentlichen Inhalte des Lizenzmanagements sind:

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Lizenzbeschaffung: gemäß den betrieblichen Anforderungen und Budgets.

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Lizenzüberwachung: regelmäßige Überprüfung gemäß Anzahl und Art der genutzten Lizenzen zur Vermeidung von Über- und Unterlizenzierung.

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Lizenzverwaltung: Zentralisierung der Organisation und Verwaltung der Lizenzen durch entsprechende Dokumentation.

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Compliance-Prüfung: regelmäßige Überprüfung, ob die Nutzung der Softwarelizenzen mit den vertraglichen Vereinbarungen und gesetzlichen Bestimmungen übereinstimmt.

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Lizenzverlängerung und -erneuerung: rechtzeitige Planung und Durchführung von Verlängerungen oder Erneuerungen von Lizenzen zur Vermeidung von Unterbrechungen im Betrieb.

Effektives Lizenzmanagement trägt dazu bei, finanzielle Risiken zu minimieren, rechtliche Konformität sicherzustellen, den Einsatz von Software effizient zu gestalten und die Gesamtleistung Ihrer IT-Infrastruktur zu verbessern. Ein erster Schritt in Richtung Optimierung durch Schaffung von Transparenz ist hiermit getan. Die entscheidende Frage ist jedoch, ob Lizenzmanagement als „stand alone“ Instrument alle Optimierungspotenziale ausschöpft?

Das Ziel von SAM besteht nicht nur darin, sicherzustellen, dass Ihre Lizenzen konform sind, sondern auch, dass Ihre IT- und Einkaufsprozesse effizient arbeiten können. Dies umfasst u.a.:

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Effizienz und Nutzungsoptimierung: SAM sorgt dafür, dass Sie Ihre Software-Investitionen bedarfsgerecht nutzen und und immer über eine aktuelle Transparenz der eingesetzten Software verfügen. Die Grundlage hierfür ist eine Nutzungsanalyse aller bestehenden Softwareapplikationen basierend auf den Ergebnissen aus dem Lizenzmanagement.

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Sicherheitsmanagement: SAM sorgt dafür, dass Ihre Softwareanwendungen, regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Sicherheitslücken zu minimieren und die IT-Sicherheit zu stärken. Die rechtzeitige Implementierung von Sicherheitspatches kann Cyberbedrohungen abwehren. 

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Effizienzsteigerung der IT Infrastruktur: SAM fördert die Standardisierung von Softwareanwendungen, reduziert Kompatibilitätsprobleme und verbessert die Gesamtleistung der IT-Infrastruktur. Eine optimierte IT-Umgebung trägt zur Effizienz und Produktivität bei.

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Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: SAM ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren. Durch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung an neue Technologien können Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger werden.

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Kostenoptimierung: SAM strebt die Kostenoptimierung an, indem es sicherstellt, dass Sie Prozesskosten optimieren, unnötige Ausgaben vermeiden und kosteneffizient einkaufen.

Fazit: SAM als strategisches Instrument zur Optimierung des Geschäftserfolgs

Festzuhalten ist, dass Lima unabhängig von SAM in Anwendung gebracht werden kann, damit alleine aber das mögliche Wertschöpfungspotenzial nicht erreicht wird. Lima ist als integraler Bestandteil und Grundlage für ein effektives Software Asset Management zu sehen, reicht aber nach unserer langjährigen Erfahrung nicht aus, um alle Potenziale, die zu einer Kostensenkung und Risikominimierung im Unternehmen führen, zu heben.

SAM ist der Schlüssel zur umfassenden Kontrolle über Ihre Software-Ressourcen und deren bestmögliche Nutzung. Es ermöglicht nicht nur die Einhaltung von Compliance Richtlinien, sondern auch die Maximierung von Effizienz, Sicherheit und Kosteneinsparungen.

SAM beinhaltet alle Richtlinien, Prozesse, Technologien, Personen und Partner, die bei der Beschaffung, Bereitstellung, Implementierung, Administration und beim Management von Netzwerk-, Desktop-, Laptop- & Server-Software-Ressourcen zum Einsatz kommen. SAM ist als abteilungsübergreifende Aufgabe zu verstehen: Die Optimierung Ihrer Software-Ressourcen ist nicht nur eine Aufgabe für die IT-Abteilung. 

SAM ist eine gemeinsame Verantwortung, die verschiedene Abteilungen und Rollen im Unternehmen miteinbezieht. Eine koordinierte Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung, Einkauf, Compliance und Unternehmensleitung ist entscheidend, um die Ziele des Software Asset Managements erfolgreich zu erreichen. Zusammenfassend bietet SAM nicht nur eine effiziente Lizenzverwaltung, sondern eine umfassende Strategie, die dazu beiträgt, die gesamte Softwareumgebung eines Unternehmens optimal zu nutzen, Kosten zu kontrollieren und die Einhaltung von Lizenzbestimmungen sicherzustellen.

Die Einführung von SAM ist somit eine notwendige und verpflichtende Bedingung für jedes Unternehmen. Sie werden feststellen, dass die Verwaltung Ihrer Software-Ressourcen mehr als nur eine Pflichtübung ist – sie ist der Schlüssel zum Erfolg in der digitalen Ära.

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