Cherwell Vorteile: So verbessert sich Ihr ITAM
In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist ein effektives IT-Asset-Management nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen jeder Größe stehen vor der Herausforderung, ihre IT-Ressourcen optimal zu verwalten, Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Cherwell Asset Management (Legacy), eine bewährte Lösung im Bereich des IT-Asset-Managements, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die einfache Bestandsverwaltung hinausgehen. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Vorteile dieser Lösung beleuchten und zeigen, wie sie Ihrem Unternehmen helfen kann, effizienter und kostenbewusster zu arbeiten.
Umfassende Übersicht über IT-Assets
Eine der größten Herausforderungen für IT-Abteilungen ist die Verwaltung und Überwachung aller Hardware- und Software-Assets im Unternehmen. Ohne ein zentralisiertes System verlieren Unternehmen schnell den Überblick darüber, welche Assets wo eingesetzt werden und ob sie optimal genutzt werden.
Automatisierte Inventarisierung
Cherwell Asset Management (Legacy) bietet eine automatisierte Inventarisierung aller IT-Assets in Ihrem Netzwerk. Das System erkennt und katalogisiert Hardware und Software ohne manuelle Eingriffe, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Die Lösung scannt regelmäßig das Netzwerk und aktualisiert die Bestandsdaten automatisch, sodass Sie stets über aktuelle Informationen verfügen.
Diese automatisierte Erfassung ist besonders wertvoll in größeren Umgebungen, wo manuelle Inventuren zeitaufwändig und fehleranfällig sein können. Mit Cherwell Asset Management (Legacy) erhalten Sie eine präzise Echtzeit-Übersicht über Ihre gesamte IT-Landschaft, von Servern und Workstations bis hin zu mobilen Geräten und Netzwerkkomponenten.
Die Implementierung eines solchen Systems führt nachweislich zu erheblichen Zeiteinsparungen im IT-Management. Studien zeigen, dass Unternehmen nach der Einführung automatisierter Asset-Management-Lösungen durchschnittlich 30% weniger Zeit für Inventarisierungsprozesse aufwenden. Besonders in dynamischen IT-Umgebungen, wo regelmäßig neue Geräte hinzukommen oder bestehende umkonfiguriert werden, erweist sich die kontinuierliche automatische Aktualisierung als unschätzbarer Vorteil gegenüber periodischen manuellen Bestandsaufnahmen.
Detaillierte Asset-Informationen
Neben der bloßen Erfassung von Assets liefert Cherwell Asset Management (Legacy) auch detaillierte Informationen zu jedem einzelnen Asset. Dazu gehören technische Spezifikationen, Kaufdaten, Garantieinformationen, Standortdaten und Nutzungshistorie. Diese umfassenden Informationen ermöglichen es IT-Managern, fundierte Entscheidungen über Upgrades, Austausch oder Umverteilung von Assets zu treffen.
Die Lösung dokumentiert auch die Beziehungen zwischen verschiedenen Assets, was besonders bei der Planung von Änderungen oder bei der Fehlerbehebung hilfreich sein kann. Wenn beispielsweise ein Server ausgetauscht werden soll, können Sie sofort sehen, welche Anwendungen und Benutzer davon betroffen sein könnten.
Ein weiterer bedeutender Vorteil dieser detaillierten Informationserfassung liegt in der verbesserten Compliance und Risikominimierung. In Zeiten strenger Datenschutzvorschriften wie der DSGVO müssen Unternehmen jederzeit nachweisen können, wo personenbezogene Daten gespeichert sind und wie sie geschützt werden. Cherwell Asset Management (Legacy) unterstützt diese Anforderungen durch präzise Dokumentation der Datenverarbeitungssysteme und ihrer Sicherheitsmerkmale. Zudem erleichtert die Lösung die Einhaltung von Lizenzbestimmungen, indem sie potenzielle Über- oder Unterlizenzierungen identifiziert und so kostspielige Compliance-Verstöße verhindert, die bei Software-Audits aufgedeckt werden könnten.
Optimierung der Softwarelizenzierung
Softwarelizenzierung ist ein komplexes und oft kostspieliges Thema für Unternehmen. Ohne eine effektive Verwaltung können Unternehmen entweder zu viele Lizenzen kaufen und Geld verschwenden oder zu wenige Lizenzen haben und sich rechtlichen Risiken aussetzen.
Vermeidung von Über- und Unterlizenzierung
Cherwell Asset Management (Legacy) hilft Unternehmen, das richtige Gleichgewicht bei der Softwarelizenzierung zu finden. Das System vergleicht automatisch die installierten Softwareprodukte mit den vorhandenen Lizenzen und identifiziert Bereiche, in denen zu viele oder zu wenige Lizenzen vorhanden sind. Diese Informationen ermöglichen es IT-Managern, Lizenzbestände zu optimieren und unnötige Ausgaben zu vermeiden.
Die Lösung berücksichtigt auch verschiedene Lizenzmodelle wie Einzelplatz-, Volumen- oder Concurrent-User-Lizenzen und passt die Berechnungen entsprechend an. Dadurch wird sichergestellt, dass die Lizenzoptimierung auf Basis der tatsächlichen Vertragsbedingungen erfolgt und nicht auf vereinfachten Annahmen basiert.
Compliance-Management
Die Einhaltung von Softwarelizenzbedingungen ist nicht nur eine finanzielle, sondern auch eine rechtliche Angelegenheit. Cherwell Asset Management (Legacy) unterstützt Unternehmen dabei, compliant zu bleiben und potenzielle Risiken durch Softwareaudits zu minimieren. Das System generiert detaillierte Berichte, die bei Audits vorgelegt werden können und die Compliance-Position des Unternehmens dokumentieren.
Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, Compliance-Berichte für verschiedene Softwarehersteller zu erstellen. Diese spezifischen Berichte berücksichtigen die besonderen Lizenzbestimmungen der jeweiligen Hersteller und helfen so, auch bei komplexen Lizenzvereinbarungen den Überblick zu behalten.
Die Konsequenzen einer Nicht-Einhaltung von Lizenzvereinbarungen können erheblich sein. Neben potenziellen Strafzahlungen, die schnell in die Hunderttausende gehen können, drohen auch Imageschäden und rechtliche Auseinandersetzungen. Cherwell Asset Management (Legacy) bietet hier präventiven Schutz durch kontinuierliche Überwachung und automatische Warnmeldungen bei drohenden Compliance-Verstößen. Das System dokumentiert zudem lückenlos alle Lizenzänderungen und schafft so eine nachvollziehbare Prüfspur, die bei externen Audits unerlässlich ist.
Lizenzoptimierung für Cloud-Dienste
Mit dem zunehmenden Einsatz von Cloud-Diensten und Abonnement-basierten Softwaremodellen wird die Lizenzoptimierung noch komplexer. Cherwell Asset Management (Legacy) unterstützt auch die Verwaltung dieser modernen Lizenzmodelle und hilft Unternehmen, ihre Cloud-Ausgaben zu optimieren. Das System kann beispielsweise ungenutzte Cloud-Abonnements identifizieren oder Empfehlungen für kostengünstigere Lizenzpakete geben.
Die Herausforderungen bei der Verwaltung von Cloud-Lizenzen unterscheiden sich grundlegend von traditionellen On-Premise-Lösungen. Während bei klassischer Software oft die Anzahl der Installationen entscheidend ist, spielen bei Cloud-Diensten Faktoren wie Nutzungsintensität, Datendurchsatz oder API-Aufrufe eine zentrale Rolle. Cherwell Asset Management (Legacy) bietet spezielle Analysewerkzeuge, die genau diese Parameter erfassen und auswerten. Durch die Integration mit den Abrechnungssystemen der großen Cloud-Anbieter wie AWS, Microsoft Azure oder Google Cloud Platform können Unternehmen ihre tatsächlichen Nutzungsmuster erkennen und entsprechend optimieren. Dies führt nicht selten zu Einsparungen von 20-30% der Cloud-Ausgaben, da viele Unternehmen ihre Ressourcen überdimensionieren oder nicht genutzte Instanzen weiterlaufen lassen.
Kostenreduktion und finanzielle Transparenz
IT-Kosten stellen einen erheblichen Teil des Unternehmensbudgets dar. Cherwell Asset Management (Legacy) bietet verschiedene Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, diese Kosten zu kontrollieren und transparenter zu gestalten.
Identifikation ungenutzter Assets
Eine der effektivsten Methoden zur Kostenreduktion ist die Identifikation und Umverteilung ungenutzter Assets. Cherwell Asset Management (Legacy) überwacht die Nutzung von Hardware und Software und erstellt Berichte über Assets, die selten oder gar nicht genutzt werden. Diese Informationen ermöglichen es IT-Managern, ungenutzte Lizenzen zurückzufordern, Hardware umzuverteilen oder Verträge für nicht benötigte Dienste zu kündigen.
Die Lösung bietet auch Einblicke in Nutzungsmuster über Zeit, sodass saisonale Schwankungen berücksichtigt werden können. Ein Programm, das nur einmal im Quartal für Finanzberichte verwendet wird, würde nicht fälschlicherweise als "ungenutzt" markiert werden, nur weil es nicht täglich zum Einsatz kommt.
Budgetplanung und Prognosen
Mit den umfassenden Daten aus Cherwell Asset Management (Legacy) können IT-Manager fundierte Budgetplanungen und Prognosen erstellen. Das System liefert detaillierte Informationen über aktuelle IT-Ausgaben, bevorstehende Erneuerungen und potenzielle Kosteneinsparungen. Diese Daten helfen bei der Erstellung realistischer Budgets und bei der Rechtfertigung von IT-Ausgaben gegenüber der Geschäftsleitung.
Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu modellieren und deren finanzielle Auswirkungen zu analysieren. Zum Beispiel können IT-Manager die Kosten eines Upgrades auf eine neue Softwareversion gegen die Kosten der Beibehaltung der aktuellen Version abwägen, unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren wie Lizenzkosten, Supportverträge und Kompatibilitätsanforderungen.
Die Implementierung von Cherwell Asset Management (Legacy) führt nachweislich zu erheblichen Kosteneinsparungen. Unternehmen berichten regelmäßig von einer Reduzierung der Softwarelizenzkosten um 15-30% innerhalb des ersten Jahres nach der Einführung. Diese Einsparungen resultieren hauptsächlich aus der Optimierung von Lizenzverträgen, der Vermeidung von Überlizenzen und der Identifikation von Schatten-IT, die oft unbemerkt Kosten verursacht. Ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern konnte beispielsweise jährlich über 200.000 Euro einsparen, nachdem redundante Softwarelizenzen und ungenutzte Cloud-Dienste identifiziert wurden.
Darüber hinaus bietet Cherwell Asset Management (Legacy) wertvolle Unterstützung bei Lizenzaudits, die von Softwareherstellern durchgeführt werden. Die detaillierte Dokumentation aller installierten Software und deren Nutzung ermöglicht es Unternehmen, bei Audits schnell und präzise zu reagieren, was potenzielle Strafen und Nachzahlungen vermeidet. Die automatisierte Erfassung und Berichterstattung reduziert zudem den administrativen Aufwand erheblich – viele Kunden berichten von einer Zeitersparnis von bis zu 75% bei der Vorbereitung von Compliance-Berichten im Vergleich zu manuellen Methoden oder weniger spezialisierten Tools.
Verbesserte IT-Sicherheit
IT-Sicherheit ist ein zunehmend wichtiger Aspekt des Asset-Managements. Cherwell Asset Management (Legacy) trägt auf verschiedene Weise zur Verbesserung der Sicherheitslage bei.
Identifikation veralteter Software
Veraltete Software stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, da sie oft nicht mehr mit Sicherheitsupdates versorgt wird. Cherwell Asset Management (Legacy) identifiziert automatisch Software, die veraltet ist oder bald nicht mehr unterstützt wird. Diese Informationen ermöglichen es IT-Teams, proaktiv zu handeln und Systeme zu aktualisieren, bevor sie zu Sicherheitsrisiken werden.
Die Lösung kann auch dabei helfen, die Auswirkungen von Sicherheitslücken besser einzuschätzen. Wenn eine neue Schwachstelle bekannt wird, können IT-Manager schnell ermitteln, welche Systeme betroffen sind und wie dringend Patches oder Workarounds implementiert werden müssen.
Durch die detaillierte Inventarisierung der Softwarelandschaft bietet Cherwell Asset Management (Legacy) zudem eine solide Grundlage für die Entwicklung einer umfassenden Patch-Management-Strategie. Die Plattform ermöglicht es, Prioritäten basierend auf Risikobewertungen zu setzen und kritische Systeme zuerst zu aktualisieren. Diese systematische Herangehensweise reduziert das Zeitfenster, in dem Systeme angreifbar sind, und optimiert gleichzeitig den Einsatz begrenzter IT-Ressourcen für Sicherheitsmaßnahmen.
Überwachung nicht autorisierter Software
Nicht autorisierte Software, die von Mitarbeitern installiert wird, kann erhebliche Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Cherwell Asset Management (Legacy) erkennt automatisch alle installierten Softwareprodukte und vergleicht sie mit einer Liste genehmigter Anwendungen. Abweichungen werden gemeldet, sodass IT-Teams schnell reagieren können.
Diese Funktion ist besonders wichtig in Umgebungen mit strengen Compliance-Anforderungen, wo die Installation nicht genehmigter Software gegen Unternehmensrichtlinien oder sogar gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen kann. Die frühzeitige Erkennung solcher Verstöße hilft, potenzielle Probleme zu vermeiden, bevor sie zu ernsthaften Sicherheitsvorfällen oder Compliance-Verstößen führen.
Die Plattform unterstützt darüber hinaus die Implementierung eines Zero-Trust-Sicherheitsmodells, indem sie kontinuierlich den Status aller Endgeräte überwacht und Anomalien meldet. Durch die Integration mit bestehenden Sicherheitslösungen wie Endpoint Protection Platforms oder Security Information and Event Management (SIEM) Systemen schafft Cherwell Asset Management (Legacy) einen ganzheitlichen Sicherheitsansatz. Diese Synergie ermöglicht es Unternehmen, Bedrohungen schneller zu erkennen und die Reaktionszeit bei Sicherheitsvorfällen erheblich zu verkürzen.
Effizientes Lifecycle-Management
Jedes IT-Asset durchläuft einen Lebenszyklus von der Anschaffung bis zur Außerbetriebnahme. Cherwell Asset Management (Legacy) unterstützt Unternehmen dabei, diesen Lebenszyklus effizient zu gestalten und zu verwalten.
Planung von Upgrades und Ersatzbeschaffungen
Mit den detaillierten Informationen über Alter, Leistung und Nutzung von IT-Assets können IT-Manager fundierte Entscheidungen über Upgrades und Ersatzbeschaffungen treffen. Cherwell Asset Management (Legacy) hilft dabei, Assets zu identifizieren, die das Ende ihres Lebenszyklus erreichen, und ermöglicht eine vorausschauende Planung von Ersatzbeschaffungen.
Die Lösung unterstützt auch bei der Priorisierung von Upgrades, indem sie Informationen über die Auswirkungen veralteter Assets auf die Produktivität und Sicherheit liefert. Statt alle Geräte gleichzeitig zu ersetzen, können Unternehmen einen gestaffelten Ansatz wählen und zunächst die kritischsten Assets aktualisieren.
Dokumentation der Asset-Historie
Cherwell Asset Management (Legacy) führt eine vollständige Historie für jedes Asset, von der Anschaffung über Wartungsarbeiten bis hin zur Außerbetriebnahme. Diese Dokumentation ist nicht nur für die interne Verwaltung wichtig, sondern auch für Compliance-Zwecke und bei der Fehlerbehebung. Wenn beispielsweise ein bestimmtes Hardwaremodell wiederholt Probleme verursacht, kann dies anhand der Historiendaten erkannt und bei zukünftigen Beschaffungsentscheidungen berücksichtigt werden.
Die historischen Daten sind auch bei der Budgetplanung hilfreich, da sie Einblicke in die tatsächliche Lebensdauer und die Gesamtbetriebskosten verschiedener Asset-Typen geben. Diese Informationen können genutzt werden, um die Total Cost of Ownership (TCO) besser zu verstehen und kostengünstigere Alternativen zu identifizieren.
Integration mit anderen IT-Management-Systemen
In modernen IT-Umgebungen ist die Integration verschiedener Management-Systeme entscheidend für einen effizienten Betrieb. Cherwell Asset Management (Legacy) bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen IT-Management-Lösungen.
Nahtlose Verbindung mit Service-Management
Die Integration von Asset-Management und Service-Management bietet zahlreiche Vorteile. Wenn ein Benutzer einen Incident meldet, können Service-Desk-Mitarbeiter sofort auf relevante Asset-Informationen zugreifen, was die Diagnose und Lösung von Problemen beschleunigt. Cherwell Asset Management (Legacy) lässt sich nahtlos mit ITSM-Lösungen wie Cherwell Service Management integrieren, was einen ganzheitlichen Ansatz für IT-Management ermöglicht.
Diese Integration verbessert auch die Benutzerfreundlichkeit für IT-Mitarbeiter, die nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um die benötigten Informationen zu finden. Alle relevanten Asset-Daten sind direkt im Service-Management-System verfügbar, was die Effizienz steigert und die Bearbeitungszeit für Tickets reduziert.
Schnittstellen zu Finanz- und Beschaffungssystemen
Cherwell Asset Management (Legacy) bietet auch Schnittstellen zu Finanz- und Beschaffungssystemen, was die Verwaltung des gesamten Asset-Lebenszyklus vereinfacht. Neue Assets werden automatisch im System erfasst, sobald sie bestellt oder geliefert werden, und Finanzinformationen wie Anschaffungskosten und Abschreibungen werden synchronisiert.
Diese Integration ermöglicht eine bessere Abstimmung zwischen IT und Finanzen und stellt sicher, dass beide Abteilungen mit denselben Daten arbeiten. Diskrepanzen zwischen IT-Inventar und Anlagebuchhaltung werden minimiert, was die Genauigkeit von Finanzberichten verbessert und den Aufwand für Abstimmungen reduziert.
Fazit: Mehrwert durch umfassendes Asset-Management
Cherwell Asset Management (Legacy) bietet Unternehmen einen umfassenden Ansatz für die Verwaltung ihrer IT-Assets, der weit über eine einfache Inventarisierung hinausgeht. Die Lösung hilft dabei, Kosten zu senken, Compliance-Risiken zu minimieren, die IT-Sicherheit zu verbessern und den gesamten Asset-Lebenszyklus effizienter zu gestalten.
Besonders wertvoll ist die Fähigkeit des Systems, detaillierte Einblicke in die IT-Landschaft zu liefern und diese Informationen in aussagekräftige Berichte und Handlungsempfehlungen zu übersetzen. IT-Manager erhalten die Werkzeuge, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und den Wert der IT-Investitionen zu maximieren.
In einer Zeit, in der IT-Ressourcen immer komplexer und kritischer für den Geschäftserfolg werden, ist ein effektives Asset-Management nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Cherwell Asset Management (Legacy) bietet die Funktionen und die Flexibilität, die Unternehmen benötigen, um diese Herausforderung zu meistern und ihre IT-Umgebung optimal zu verwalten.
