Mehr als ein „notwendiges Übel“
Warum strategisches Lizenzmanagement ein essenzieller Teil einer funktionierenden IT-Infrastruktur ist?
Lizenzmanagement ist für die meisten Unternehmen ein notwendiges Übel. Es wird von vielen Entscheidungsträgern als reiner Kostenfaktor gesehen und daher mit einer minimalen Ausstattung versehen. Meistens bekommt ein Mitarbeiter des Einkaufs oder der IT das Thema zusätzlich auf den Tisch. Die Folge ist die fehlende Transparenz über den Softwareeinsatz des Unternehmens. Wie es z.B. im Falle eines Audits von Nöten wäre. Dabei kann das Thema elementar für den Unternehmenserfolg sein.
Die vorherrschende Meinung in vielen Unternehmen lautet gerne: „Wozu brauche ich IT-Asset Management: Es geht doch darum Kosten zu vermeiden und nicht welche zu verursachen“ oder „unser bisheriges Verfahren reicht doch“ und „wir partizipieren an den Verträgen der Muttergesellschaft. Wir sind compliant!“. Dabei haben viele dieser Unternehmen, keine dedizierten Zuständigkeiten, Rollen oder Prozesse zu diesem Thema, geschweige denn entsprechende Richtlinien zum Umgang, bzw. Einsatz von Software und eines Auditfalles. D.h. es wird oft eine mögliche Unterlizenzierung im Unternehmen bewusst in Kauf genommen, bzw. das Lizenzmanagement ist nicht im Fokus der betriebswirtschaftlichen Betrachtungen.
Diese Sichtweise impliziert aber, dass ein nicht regelkonformes Verhalten in Ordnung ist. Notfalls werden eine Risikobetrachtung, Strafzahlungen oder erhöhte Ausgaben bewusst eingeplant. Dabei wird gerne vergessen, dass man ohne eindeutige Zuständigkeiten und definierte Prozesse bereits einen Straftatbestand erfüllt, welcher mit einer Freiheitsstrafe von drei Jahren oder mehr geahndet werden kann. Also man bewegt sich hier auf sehr dünnem Eis!
Kosten mit strategischem Lizenzmanagement nachhaltig reduzieren
Den gesamten Life Cycle Prozess von Software-Assets organisatorisch und prozessgesteuert abzubilden ist damit eine der wichtigsten Herausforderungen in jedem Unternehmen. Nur somit erhält man die Transparenz, um Kosten nachhaltig zu vermeiden, Rechtsicherheit aufzubauen und strategische Entscheidungen für den Einsatz von Softwareprodukten zu treffen. Denn nur ein strategisch ausgerichtetes Lizenzmanagement kann zu einer Verringerung des IT-Budgets und damit auch zum Unternehmenserfolg beitragen.
Lizenzmanagement-Software „notwendige und hinreichende Bedingung“
Ein Unternehmens-Lizenzmanagement mit einem etabliertem Software Life Cycle Prozess und einer funktionierenden Lizenzverwaltung mit Richtlinien und Prozessen sowie definierten Rollen, wird immer ein „notwendige und hinreichende Bedingung“ in jedem Unternehmen sein. Deshalb kommt es darauf an, alle verschiedenen IT-Systeme und deren SW- und HW-Informationen durch ein zentrales prozessgesteuertes Lizenzmanagement-Tool zusammenzuführen, mit allen Rollen, Richtlinien und Prozessen, um Transparenz der eingesetzten Software- und Hardwareprodukten mit ihren Metriken zu schaffen und dadurch Rechtssicherheit zu gewährleisten. Denn nur so kann man neben einer Unterlizenzierung auch einer Überlizenzierung entgegenwirken und Kosten vermeiden.
Durch diese Transparenz ist es erst möglich, einen IT-Bauplan zu erstellen und den IT-Architekten die Informationen zu liefern, um eine Softwarearchitektur effizient umzusetzen, d.h. auf eine Softwarestandardisierung hinzuarbeiten. Ebenfalls ist durch die Transparenz des eingesetzten Softwareportfolios erst möglich, auch für den Einkauf, die nötigen strategischen Entscheidungen zu treffen, um vertraglich den Einsatz dieser Software effizient, verwaltungsarm und kostengünstig mit den Herstellern zu gestalten.
Lizenzmanagement Mehrwert für jedes Unternehmen
Nur wer schnell auf Veränderungen reagieren kann, kann Kosten reduzieren und hat außerdem die Möglichkeit strategische Maßnahmen umzusetzen, d.h. einen Mehrwert für das Unternehmen zu generieren. Lizenzmanagement sollte man deshalb nicht als ein Kostenfaktor sehen, sondern als essenziellen Teil einer funktionierenden IT-Infrastruktur mit einer effizienten Kostenplanung.
