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Effektive Audit Strategie

Hiermit werden alle Eingaben gelöscht. Fortfahren?

Warum strategisches Lizenzmanagement ein essenzieller Teil einer funktionierenden IT-Infrastruktur ist?

Während der letzten Jahre hat das IT-Lizenzmanagement einen massiven Bedeutungszuwachs erfahren. Ein wesentlicher Grund dafür sind die immer häufigeren Audits: Angesichts der zunehmend ausgereizten Softwaremärkte suchen die Anbieter nach neuen Stellschrauben, um Wachstum zu generieren. Eine effektivere Kontrolle der Einhaltung oder die Änderung von Lizenzmodellen sind dabei beliebte Instrumente – unter anderem durch eine fundierte Audit Strategie.

Wer kein Lizenzmanagement betreibt, nimmt beträchtliche rechtliche und finanzielle Risiken in Kauf. Wenn etwa im Falle eines Audits keine Transparenz über Erwerb und Nutzung der Lizenzen herrscht, können immense, bis dato nicht einkalkulierte Nachzahlungen fällig werden. Damit schrumpft der EBIT – im schlimmsten Fall kann dies zum Bankrott führen.

Konzept der Novartum für eine effektive Audit Strategie

Aus diesem Grund haben wir von Novartum die Herausforderung angenommen, indem wir in einem hochkomplexen Umfeld ein strategisches und zentrales Lizenzmanagement für einen unserer Kunden implementiert haben und ein Konzept entwickelt haben, dass eine effektive Audit Strategie beinhaltet.

Je professioneller und effizienter Sie Ihr Lizenzmanagement aufgebaut haben, desto risikoärmer ist ein Lizenzaudit. Sie sollten in Ihren Verträgen mit den Herstellern immer darauf achten, dass die Auditrechte- und deren Pflichten dort klar formuliert sind. Es muss eine übersichtliche und klare Darstellung der notwendigen Arbeitsschritte und Zugangsrechte formuliert werden. Auch die Verhältnismäßigkeit (Schutz des Betriebsablaufs)) sollte gewährleistet sein.

Der Aufwand des Audits darf nicht auf Sie allein verteilt werden. Es sollte immer vorrangig eine Selbstauskunft ermöglicht werden. Es muss der Schutz der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse eingehalten werden, sowie aller arbeitsrechtlichen Vorgaben. Auch der Schutz von Persönlichkeitsrechten auf Basis von Art2 Abs. 1. GG und Art1 Abs. 1GG (z.B. Benutzerkennungen, Datenschutz, Schutz der Vertraulichkeit und Integrität von IT-Systemen) muss gewährleistet sein.

Auch ist es immer möglich eine individuell verhandelte Auditklausel in den Verträgen unterzubringen. Mögliche Inhalte davon könnten sein: Prüfungsfrequenz, Schlichtungsklausel, Nachkaufkonditionen, Vertraulichkeitsregelungen, Prüfmethode/ Tooleinsatz, Verfahrensregeln (Prüferqualität, maximaler Prüfzeitraum, Bewertungszeitraum, …), Vorrang Selbstauskunft.

Rechte und Pflichten aller Audit-Parteien klar und präzise formulieren

AGB-Auditklauseln können ebenfalls wirksam sein, müssen aber die Rechte und Pflichten aller Parteien präzise und klar benennen und ein Ausgleich zwischen den beiden Interessen (Hersteller, Kunde) beinhalten, sonst haben sie keinen Bestand bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung. Natürlich spielt immer die Marktmacht eines Herstellers mit, ob er sich auf solche Klauseln einlässt. Aber nach unserer Erfahrung bringen Sie selbst bei den größten und mächtigsten Herstellern einige dieser Klauseln unter. Denn letztendlich will er ein Geschäft machen.

Software Audits lassen sich nicht nur durch eine professionelle Aufstellung des Lizenzmanagements begegnen, sondern sind vor allen eine juristische und kaufmännische Herausforderung.

Standardvorgehen bei einem Lizenzaudit Prozess:

Standardvorgehen bei einem Lizenzaudit Prozess
© zinkevych – stock.adobe.com (Foto-ID: 196038437)

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